Cât costă adeverințele de venit și vechime pentru pensie în 2026. Cum le obții dacă firma la care ai lucrat s-a desființat

Persoanele care au lucrat la societăți care au fost desființate, lichidate, radiate sau au intrat în faliment și au nevoie de documente care să le dovedească vechimea în muncă, veniturile ori sporurile pot obține adeverințele de la operatorii autorizați care păstrează arhivele foștilor angajatori. Eliberarea acestor documente se face contra cost, iar suma finală este calculată în funcție de perioada verificată și de tipul adeverinței solicitate.

Arhivele Naționale sunt instituția publică aflată în subordinea Ministerului Afacerilor Interne care administrează, supraveghează și protejează Fondul Arhivistic Național al României. Instituția are rolul de a conserva documentele cu valoare istorică și administrativă și de a asigura accesul la acestea, în condițiile legii.

Ce sunt firmele de arhivare

Firmele de arhivare sunt operatori economici autorizați de Arhivele Naționale să presteze servicii arhivistice. Acestea pot prelua, păstra, organiza, conserva și administra arhivele unor instituții sau societăți comerciale, inclusiv pe cele ale companiilor care s-au desființat.

Atunci când o societate intră în faliment, este lichidată sau își încetează activitatea, actele sale nu dispar. Documentele de personal, precum statele de plată, dosarele angajaților și registrele de evidență, pot fi preluate de un operator economic autorizat, de succesorul legal al societății sau, în anumite situații, de alte instituții prevăzute de lege.

Operatorii care dețin arhiva fostului angajator pot elibera, contra cost, adeverințe privind vechimea în muncă, veniturile obținute sau sporurile acordate. Limitele maxime ale tarifelor pentru aceste servicii sunt stabilite anual de Arhivele Naționale.

Potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996: „Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile prezentei legi.

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în sensul prezentei legi, se înțelege: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate.”

• Serviciile prestate de Arhivele Naționale pentru soluționarea solicitărilor formulate de persoanele fizice sau juridice se efectuează contra cost, potrivit legii.

De ce sunt eliberate contra cost adeverințele de la firmele de arhivare

„Arhivele fostelor întreprinderi comuniste care și-au încetat activitatea sau au fost lichidate în anii ’90 au fost preluate de operatori economici privați autorizați de Arhivele Naționale să presteze servicii arhivistice. Aceste firme dețin documentele de personal și pot elibera adeverințe privind veniturile, sporurile și vechimea în muncă necesare la stabilirea sau recalcularea pensiei.

Tarifele percepute pentru eliberarea adeverințelor nu sunt stabilite de fiecare firmă în parte, ci prin ordin al ministrului și sunt aceleași indiferent de operatorul care deține arhiva. Singurele costuri care pot varia sunt cele de expediere a documentelor, în funcție de firma de curierat sau de corespondență utilizată. Casa de Pensii are nevoie de adeverința în original pentru stabilirea drepturilor de pensie. Cum firmele de arhivare își desfășoară activitatea în diferite localități din țară, expedierea documentelor implică, în mod firesc, costuri suplimentare de transport.

Eliberarea unei adeverințe presupune verificarea documentelor pentru fiecare lună din perioada solicitată, inclusiv a veniturilor brute, sporurilor și a celorlalte elemente salariale, ceea ce reprezintă o activitate laborioasă.”, a explicat pentru Digi24.ro Cristiana Dumitrescu, director executiv al Casei de Pensii a Municipiului București

Cât costă o adeverință de venituri de la firmele de arhivare

Limitele maxime pentru anul 2026 sunt prevăzute în anexa la Dispoziția nr. I/8 din 22 ianuarie 2026 a directorului Arhivelor Naționale, privind tarifele solicitate pentru prestarea serviciilor arhivistice de către operatorii economici autorizați. Dispoziția a fost publicată în Monitorul Oficial la 3 martie 2026. Tarifele maxime, fără TVA, sunt:

• Tarif administrativ fix (primirea și înregistrarea cererii, repartizarea, cercetarea instrumentelor de lucru, calculul costurilor, întocmirea înștiințării de plată etc.) – 136 de lei pentru fiecare cerere;
• Cercetare pentru întocmirea unei adeverințe privind veniturile brute lunare (salarii, sporuri, prime, acord global, alte componente salariale, venituri zilieri, reconstituire carnet de muncă și alte documente justificative): perioadă de 1-5 ani – 155 de lei pentru fiecare an cercetat;
• Cercetare pentru întocmirea unei adeverințe privind veniturile brute lunare: perioadă de peste 5 ani – 136 de lei pentru fiecare an cercetat;
• Eliberarea adeverinței privind veniturile brute lunare: perioadă de 1-5 ani – 40 de lei pentru fiecare an eliberat;
• Eliberarea adeverinței privind veniturile brute lunare: perioadă de peste 5 ani – 30 de lei pentru fiecare an eliberat;
• Cercetare pentru întocmirea unei adeverințe privind sporurile cu caracter permanent – 85 de lei pentru fiecare an cercetat;
• Eliberarea adeverinței privind sporurile cu caracter permanent – 19 lei pentru fiecare an eliberat;
• Cercetare pentru atestarea încadrării în grupa de muncă – 60 de lei pentru fiecare an cercetat;
• Eliberarea adeverinței privind încadrarea în grupa de muncă –15 lei pentru fiecare an eliberat;
• Eliberarea unui document original aflat în proprietatea solicitantului (carnet de muncă, acte de stare civilă, diplome etc.) – 136 de lei pentru fiecare document;
• Cercetare în vederea eliberării de copii sau extrase – 15 lei pentru fiecare pagină cercetată;
• Eliberarea de copii sau extrase – 6 lei pentru fiecare pagină eliberată.

În cazul unei perioade mai mari de cinci ani, calculul se face diferențiat. Tariful administrativ de 136 de lei poate fi perceput inclusiv atunci când operatorul constată că nu deține documentele solicitate, dacă cererea a fost transmisă pe cale oficială, prin e-mail, poștă sau prin depunere personală, și a fost înregistrată.

Operatorii economici autorizați nu pot percepe sume mai mari decât limitele stabilite de Arhivele Naționale. 

Tariful total este format din taxa administrativă, costul cercetării pentru perioada efectiv verificată și suma aferentă eliberării documentului. La acestea se adaugă TVA și, după caz, cheltuielile de transmitere prin poștă sau curier.

Cum poți obține o adeverință de vechime printr-o firmă de arhivare

Dacă fostul angajator nu mai există, primul pas este identificarea entității care păstrează arhiva societății. Informația poate fi solicitată lichidatorului fostei companii, structurilor Arhivelor Naționale sau poate fi găsită în evidențele referitoare la operatorii economici care au preluat documentele societăților desființate.

După identificarea deținătorului, persoana interesată trebuie să depună o cerere la firma de arhivare care păstrează actele. Solicitarea este însoțită, de regulă, de:

• copia actului de identitate;
• denumirea și sediul fostului angajator;
• codul unic de identificare al societății, dacă este cunoscut;
• perioada în care solicitantul a lucrat pentru compania respectivă;
• carnetul de muncă, contractul individual, decizia de angajare sau alte documente disponibile care pot ajuta la identificarea informațiilor.

Solicitantul achită apoi tariful calculat pentru cercetarea arhivei și eliberarea documentului, la care se pot adăuga TVA și costurile de expediere. Adeverința primită poate fi depusă la casa teritorială de pensii pentru dovedirea veniturilor, a sporurilor, a vechimii sau a încadrării într-o anumită grupă de muncă, în vederea stabilirii ori recalculării drepturilor.